Na vijftien jaar is een droom uitgekomen: de nieuwe Careweb agenda is beschikbaar, met alle relevante vertrouwde functionaliteit en met belangrijke nieuwe mogelijkheden, die de registratie binnen GGZ en sociaal domein, nog makkelijker maken.

Account manager Marcel Heiwegen: ‘de Careweb agenda vormt voor de hulpverlener het hart van de applicatie. Begintijd, eindtijd, wie waren aanwezig in welke rol en wat is besproken: voor de hulpverlener is dat negentig procent van alles wat hij of zij wil vastleggen. Vanuit de financiers moeten dan nog enkele gegevens worden toegevoegd, zoals welk product of welke activiteit is geleverd. Ook dat kan met enkele muisklikken in hetzelfde agenda scherm. Zo brengen wij de opgelegde administratie vrijwel terug tot intuïtieve registratie en ervaart de hulpverlener minimale administratieve druk vanuit de applicatie. En dat maakt tijd vrij voor zorg en daar moet het altijd op de allereerste plaats om gaan.’

Makkelijke inzage in agenda van collega’s: een lang gekoesterde wens

Een lang gekoesterde wens van klanten is in vervulling gegaan: het is makkelijker geworden om afspraken met collega’s te plannen vanuit de eigen agenda. Waar je voorheen groepsagenda’s kon en moest definiëren om inzicht te krijgen in agenda’s van collega’s, kun je nu met een eenvoudige zoekfunctie de agenda van een collega parallel aan je eigen agenda in beeld brengen. Zo kun je direct zien, wanneer een collega voor overleg of multidisciplinair werken beschikbaar is. De agenda van de collega wordt inzichtelijk, overigens zonder dat je als hulpverlener of secretariaatsmedewerker gegevens in die agenda ziet, die voor jou vanuit privacy-regels afgeschermd moeten worden.

Qruun Schram, Sales a.i.: In het DNA van Careweb zit het beschermen van privacy opgesloten, simpelweg omdat we willen dat onze gebruikers altijd kunnen voldoen aan de meest strikte uitleg van de privacy wetgeving. Vanwege de tuchtrechtelijke aansprakelijkheid van BIG geregistreerden is dit van het allergrootste belang. Helaas worden we in de landelijke media steeds vaker geconfronteerd met lekken van gegevens of ongewenste inzichtelijkheid van gegevens op bijvoorbeeld gemeentelijk niveau. Careweb heeft een opbouw die het mogelijk maakt te voldoen aan de strengste regels en we hebben er alles aan gedaan om dit praktisch zo makkelijk mogelijk te maken. Privacybescherming kost enige moeite, maar met Careweb is die gelukkig te overzien.

Vergemakkelijken van honderd procent registratie

Een tweede belangrijke functionaliteit die de pilot gebruikers ontzettend goed bevalt is de intelligente coach in de agenda, die voorstellen doet voor het oplossen van overlappingen en het opvullen van kleine gaten. Met een muisklik kan de hulpverlener een afspraak aansluitend maken op een geplande afspraak in de agenda. Mocht een afspraak worden onderbroken door bijvoorbeeld een spoedtelefoontje, dan kan met deze functie in een handomdraai correct worden geregistreerd hoe dit interfereerde met de lopende afspraak.

Opsplitsen afspraak in directe en indirecte tijd

Binnen Careweb is het altijd mogelijk geweest om te werken met normtijden voor activiteiten, waar het gaat om opdeling in directe en indirecte tijd. Echter: normtijden zijn potentieel een vervuiling van de management-informatie. Heiwegen: ‘Uiteindelijk gaat het om het registreren van de precieze feiten, zodat verantwoording, declaratie en budgettering tot op de minuut nauwkeurig kunnen geschieden, zonder dat dit enorm veel rompslomp creëert voor de hulpverlener. Met een fraaie nieuwe functie in de agenda, kan de hulpverlener nu zelf een afspraak snel opknippen in directe en indirecte tijd, zonder dat we voor normtijden hebben hoeven kiezen.

ISAE3402 type 2 verklaring: nog altijd uniek

Uiteindelijk is de agenda de bron van de productiegegevens. Als de hulpverlener de agenda goed bijhoudt, kan er qua validatie, declaratie, verantwoording en budgettering van plafonds, niet zo heel veel meer misgaan. De correctheid van de declaraties en verantwoording wordt al vele jaren onderschreven met de ISAE3402 type 2 verklaring, welke centraal op de applicatie door de controlerende accountant kan worden verstrekt. Schram: ‘Careweb is een unieke multitenant applicatie, waarbij alle klanten zonder het te merken gebruik maken van een centrale motor voor al hun registraties, validaties, declaraties en verantwoording. Deze motor onderhouden wij centraal en een accountant die deze motor audit, doet daarmee een audit voor alle instellingen, waar het gaat om correcte mechanismen.’

Andere applicaties schermen ook met een ISAE3402 verklaring, echter, het gaat hier nooit om validaties en declaraties, maar om deelgebieden zoals de opslag van gegevens. Schram: ‘Als instelling ben je alleen met Careweb verzekerd van een forse besparing op accountantskosten voor de audit van het onderdeel correctheid declaraties conform regelgeving. Daarnaast hoeven onze instellingen dankzij de ISAE3402 type 2 verklaring een inspectie van de zorgverzekeraar voor de correctheid van ingeleverde declaraties over eerdere jaren, niet te vrezen. Steeds meer instellingen kiezen om die reden voor Careweb.