Ingewikkelde materie binnen het sociaal domein duidelijk gemaakt

Veel GGZ praktijken en instellingen verlenen meerdere vormen van zorg. Denk aan volwassenen en de jeugd, maar ook aan forensische zorg en zintuiglijk gehandicapten. Deze soorten van zorg vallen onder verschillende financieringsvormen. Maar dat is het niet alleen. Daarbij is er ook nog vaak sprake van twee typen zorg: namelijk zowel de gecontracteerde als de niet gecontracteerde zorg. Wanneer u kijkt naar de gecontracteerde zorg dan kan dit gaan om afspraken met zorgverzekeraars, gemeenten en provincies. En, kijkend naar de niet gecontracteerde zorg, gaat het om particulieren met (deels) vergoede zorg en (deels) niet vergoede zorg. Of u hebt te maken met pgb’s (persoonsgebonden budget) en dat speelt dan weer vaak een rol bij volwassenen, de jeugd, en de forensische zorg.

Verschillende regels en financieringsvormen

Begrijpt u het nog? Wij gelukkig wel. Maakt u zich geen zorgen als bovenstaand verhaal u ingewikkeld overkomt. Want het ís ook ingewikkeld met al die verschillende regels en financieringsvormen waar men mee te maken heeft.

Careweb heeft de mogelijkheid om binnen vrijwel alle gebruikelijke financieringsstromen, zoals het ZPM, Jeugdwet en WMO (sociaal domein), ZG, en de forensische zorg te werken. De hulpverlener registreert slechts de zorg aan de cliënt, Careweb leidt af binnen welke financieringsvorm de registratie gedeclareerd dient te worden. Careweb is zo ontworpen dat wij vanuit één uniek basissysteem, verschillende configuraties (organisatieomgevingen) aanbieden die speciaal op specifieke situaties in te richten zijn. Het voordeel? Dat zijn er meerdere. Maar het zorgt er in élk geval voor dat de gehele organisatie met één helder, intuïtief systeem kan werken.

De partner aan het woord

In de volgende blog legt één van onze partners uit hoe dit eruit ziet voor klanten die meerdere vormen van zorg verlenen. Wilt u voor die tijd meer weten? Neem dan contact met ons op. We kijken uit naar uw bericht.

Ook heel voordelig over de ISAE 3402 type 2 verklaring beschikken? Zó doe je dat

De algemene ISAE 3402-verklaring is, zoals waarschijnlijk wel bekend, de internationale standaard die door nationale beroepsorganisaties, zoals de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) en Nederlandse Organisatie Register EDP-auditors (NOREA), is opgenomen in hun standaarden. Voor aangesloten Register accountants (RA) en Register EDP-auditors (RE) geldt dat zij als gevolg van hun deelname aan deze beroepsorganisaties deze verklaring af mogen geven.

Over de ISAE 3402 type 2 verklaring

Wat specifiek de ISAE 3402 type 2 verklaring is? Deze verklaring is met name voor accountants en financiële instellingen zeer waardevol. Als klant kun je aan hen aantonen dat de uitbestede processen die van invloed zijn op de jaarrekening, worden beheerst. Het helpt de accountant bij het doen van de jaarrekeningcontrole.

Van dure aanschaf naar zeer voordelige optie, via Careweb

Wat waarschijnlijk ook bekend is, is dat deze verklaring nogal prijzig is. Deze kan een klant tot wel € 15.000 kosten. Omdat we merkten dat slechts een klein aantal van onze klanten op de hoogte is van het feit dat wij vanuit Careweb ook over deze verklaring beschikken, lijkt het ons goed dit voordeel voor onze klanten nogmaals onder de aandacht te brengen.

We kunnen deze verklaring namelijk leveren tegen een fractie van het bedrag dat we hierboven noemden. De kosten voor de uitvoering van een ISAE 3402 onderzoek zijn daarbij afhankelijk van de omvang van de rapportage, de hoeveelheid te toetsen normen en de beheersingsmaatregelen die te toetsen zijn. Uiteraard speelt ook de gevraagde ondersteuning in het project een belangrijke rol. Maar, hoe uitgebreid het antwoord op bovenstaande vragen ook is, de kosten komen zeker niet in de buurt van bovengenoemde duizenden euro’s.

Neem contact op

Wil je precies weten hoe dit zit of even vrijblijvend overleggen? Neem dan contact met ons op. We leggen je graag uit hoe je tegen een zeer voordelig tarief toch, via Careweb, kunt beschikken over deze belangrijke verklaring voor accountants en andere financiële professionals. We kijken uit naar je bericht zodat je een en ander uit kunnen leggen en voorrekenen. In een korte tijd kunnen we je precies uiteenzetten wat de kosten zijn voor jouw specifieke situatie.

Tijd en aandacht voor mensen: zorg is ontmoeten

Je bent een expert in de zorg en werkt volgens een eigen behandelvisie. Misschien ben je zelfs bewust uit een grote organisatie gestapt om als ondernemer zelfstandig op het door jou gewenste niveau je vak uit te oefenen. Je bewandelt je eigen pad en wil dicht bij de mensen staan. Groei gaat voor jou niet per se over meer mensen aannemen of over meer geld verdienen, maar vooral over professionalisering en de cliënt die hulp nodig heeft centraal stellen. Passende zorg verlenen: dáár ben je voor in de wieg gelegd. Maar hoe zorg je er, terwijl je eigenlijk het allerliefste met mensen bezig bent, nu voor dat je toch voldoet aan alle wet- en regelgeving, je zeker weet dat je tijdig en juist declareert en op een handige en eenvoudige manier overzicht houdt en kunt managen op wat voor jouw praktijk of organisatie belangrijk is? Want je begrijpt als geen ander dat het voldoen aan je administratieve verplichtingen ook onmisbaar is anno nu.

Juiste tooling geeft meer tijd voor cliënten

De juiste tooling en een intuïtief te gebruiken dashboard waarin je registreert, valideert en declareert geven je de rust die je nodig hebt. Op die manier kun je je kostbare tijd zoveel mogelijk inzetten om cliënten te behandelen in plaats van bezig te zijn met tijdrovende, dubbele administratieve werkzaamheden. Zo maak je het leiden van een onderneming zo gemakkelijk mogelijk. En dat moet ook: want tijd en aandacht aan mensen geven staat voor jou synoniem voor werken in de zorg. Zorgen gaat voor jou vooral over ontmoeten. Het ontmoeten van mensen. En létterlijk ONTmoeten, door zoveel mogelijk tijd bezig te zijn met dat wat je wilt, en zo min mogelijk met dat wat je moet. Door je Zorg Management Systeem zo gebruiksvriendelijk, compleet en 100% webbased in te richten ben je in staat om direct te registreren in een geïntegreerde agenda én ontstaat er een directe vastlegging in een overzichtelijk dossier.

Extra tijd voor zorg en meer grip op financiën

Wanneer je meer tijd voor zorg wilt creëren dan is het bovendien handig dat de tijd die je als hulpverlener besteed aan cliënten direct vanuit je agenda wordt omgezet naar declaratie-, rapportage-, en verantwoordingsgegevens. Dit verlicht immers je administratieve last. Wanneer je als gedreven ondernemer vervolgens ook nog alle gegevens die je invoert beschikbaar wilt hebben in overzichtelijke rapportages, dan heb je grip op je financiën. Let bij de keuze voor je partner op dit vlak ook eens op het bezit van de juiste jaarlijkse certificeringen en verklaringen. Denk dan aan NEN 7510-certificering en de ISAE 3402 type II-verklaring.

Neem contact op

Wil je meer weten, met ons brainstormen over de zorg en administratielasten óf slimme tips om zoveel mogelijk tijd met hulpverlening bezig te zijn en zo min mogelijk met administratie? Neem dan gewoon even contact met ons op. We kijken uit naar je bericht.

Zorgregistratie en declaratie: leuker kunnen we het niet maken, wél gemakkelijker

Waar moet een goede declaratie aan voldoen? En hoe helpt je EPD/ECD daarbij? Een goed ingericht EPD/ECD ondersteunt je niet alleen met dossiervoering en het declaratieproces, maar ook in het realiseren van een goede liquiditeit en je positie richting zorginkoop bij financiers.

Onjuiste declaraties komen retour

Zorgverzekeraars streven ernaar declaraties snel uit te betalen. Maar onjuiste en/of onvolledige declaraties worden door zorgverzekeraars teruggestuurd. Dat kost tijd en heeft effect op de liquiditeit van de zorgverlener. Onjuiste declaraties stralen bovendien ook af op de betrouwbaarheid van je organisatie: financiers willen bovendien niet met correcties aan de gang moeten. Zij willen vooral graag zien dat je het als organisatie financieel goed op orde hebt. Dat heeft als positief neveneffect dat dit helpt inzake de contractafspraken.

De verschillende declaratie-eisen

Declaraties moeten aan verschillende eisen voldoen. Hoe dit is vertaald en ingebouwd in je EPD/ECD is van groot belang voor de kwaliteit van je declaraties. Met als resultaat een correcte, snelle én foutloze uitbetaling.

Garbage in is garbage out

Voor een juiste en snelle afhandeling van je declaraties is overigens niet alleen de inrichting van je ECD van belang. De nieuwe systematiek van registreren (volgens de spelregels van het Zorgprestatiemodel)  is de basis van een goede declaratie. Zorgaanbieders moeten daarop hun zorgproces- en registratieverplichtingen aanpassen én opnieuw onder de aandacht brengen van de hulpverleners. Op de website van het zorgprestatiemodel staan alle inhoudelijke details over de nieuwe spelregels.

Daarom gaan ICT en bedrijfsprocessen hand in hand. De bekende slogan ‘garbage in is garbage out’ kan beslist weer uit de kast worden gehaald…

Careweb gepast trots op plaats in top 5

Verzekeraars doen onder ECD-leveranciers onderzoek naar de juistheid van declaraties. Careweb is er trots op om in de top 5 te staan en over de SAE 3402 type II verklaring te beschikken. Door het op juiste wijze interpreteren en inbouwen van de ZPM-veldafspraken in ons ECD hebben we inmiddels ook veel proceskennis over ZPM opgedaan.

Neem contact op

We adviseren je graag over een juiste registratiewijze en gaan daarover graag in gesprek. Neem, als je hier interesse in hebt, vrijblijvend contact met ons op.

Verantwoorde zorg leveren? Hier wil je op letten bij de keuze van je EPD/ECD

Een EPD/ECD, voluit een elektronisch patiënten/cliëntendossier, is onmisbaar binnen een toekomstbestendige zorgaanbieder organisatie. Niet voor niets wordt mede vanuit het ministerie benadrukt hoe belangrijk de inzet van een EPD/ECD is. Ook voor kleinere partijen. Logisch, als je wilt groeien is het hebben van een handzaam EPD/ECD-systeem dat flexibel is én met je mee kan ontwikkelen immers een absolute vereiste. Daarnaast ontstaat er aanvullend steeds meer wet- en regelgeving en wordt er volop gestimuleerd richting digitaal vaardig zijn. Een goed EPD/ECD is een directe vertaling van het zorgproces. Deze strategische applicatie moet ondersteunen en helpen als middel. Bijvoorbeeld omdat het beschermen van persoonsgegevens hiermee gewaarborgd is én je het EPD/ECD in kunt zetten voor financiële afhandeling. Maar uiteraard blijft het leveren van zorg uiteindelijk het doel en het EPD/ECD het middel. Dus waar let je op bij de aanschaf van een EPD/ECD? Want er zijn wel degelijk verschillen. Deze kunnen, zonder dat je je dit in eerste instantie beseft, een behoorlijke invloed hebben op je bedrijfsvoering en alles wat daarmee samenhangt.

Hier let je op bij de aanschaf van een EPD

In onderstaand rijtje noemen we een aantal basiszaken die je zou moeten willen beoordelen als je kiest voor een (nieuw) EPD/ECD.

1. Hoe gebruiksvriendelijk is het EPD/ECD?

2. Conformeer je je, door inzet van dit EPD/ECD op een juiste manier aan de wet- en regelgeving?

3. Levert het EPD/ECD voldoende brongegevens zodat er aan het accountantsprotocol voldaan kan worden? Doordat we binnen Careweb over een ISAE 3402 type 2-certificering beschikken, kunnen onze klanten gebruikmaken van de centrale ISAE 3402 verklaring van Careweb.

4. Betrek ook je organisatiedoelstellingen bij de keuze voor het juiste EPD/ECD. Welke visie heb je? Welke richting ga je op? Informatieveiligheid en privacy moeten binnen de zorg op het hoogste niveau zijn. Niet voor niets is Careweb mede vanuit deze gedachten ontworpen. Hoeveel aandacht is daarvoor binnen het systeem dat je overweegt?

5. Kijk of het mogelijk is om de patiëntreis die je voor ogen hebt, te vertalen is in het EPD/ECD, zodat je passende zorg kunt blijven leveren.

Samengevat

De keuze voor een EPD/ECD is een strategische beslissing en is onmisbaar voor het leveren van verantwoorde zorg. Dit is dus een thema waar je zorgvuldig over na wilt denken. Daar horen vragen bij als: ‘Hoe ziet mijn bedrijf eruit?’, en ‘Wat zijn mijn groeiambities?’ Het is een misvatting om te denken dat alle EPD’s/ECD’s hetzelfde zijn. En afhankelijk van het type bedrijf dat je bent maak je een weloverwogen keuze. Hoe beter en duidelijker jouw bedrijfsvoering is, hoe correcter en beter jouw jaarverslag is. En dat begint allemaal met een basis die goed moet zijn: dus de keuze voor een gedegen EPD/ECD.

Wil je meer over dit belangrijke onderwerp weten of even met een professional overleggen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We kijken uit naar je bericht.

Het zorgprestatiemodel is een feit!

In het zorgprestatiemodel, dat vanaf 1 januari 2022 van kracht is, worden behandelingen in de geestelijke gezondheidszorg en de forensische zorg niet meer als traject afgerekend, maar als losse zorgprestaties. Zorgverleners, zorgaanbieders, zorgverzekeraars, patiënten-vertegenwoordigers en de overheid hebben zich de afgelopen jaren voorbereid. Ook wordt er voortaan gewerkt met zorgvraagtypen. Deze geven informatie over de zorgvraag van een patiënt, zonder dat dit type de prijs van de behandeling voorschrijft. Deze wordt immers bepaald door de zorgprestaties en de tarieven die hiervoor zijn afgesproken.

Veel onduidelijkheid

Ondanks de invoering op 1 januari jl. is er nog veel onduidelijkheid in de markt over het nieuwe zorgprestatiemodel. En nog niet alle leveranciers zijn er klaar voor. Dat kan knap lastig zijn voor de betrokken zorgaanbieders. Hoe bereid je je medewerkers dan goed voor, terwijl nog lang niet alles duidelijk is? Ten eerste is het belangrijk dat je je mensen meeneemt in de beslissingen die gemaakt worden. Want alleen op die manier kun je mensen helpen om dit nieuwe model als een administratieve lastenverlichting te laten ervaren. Het is, net als met andere veranderingen, daarom belangrijk dat je de hulpverlener helpt om deze nieuwe werkwijze te adopteren door hem of haar actief bij het proces te betrekken.

Goed agendabeheer nóg belangrijker

Wat ook belangrijk is: duidelijk zijn over de veranderingen zodat de input correct en op de juiste plaatsen gevuld wordt. Juist omdat we praten over gedetailleerde informatie als ‘vinkjes op de juiste plek’ en ‘coderingen daar waar ze horen’. Zo is indirecte tijd bijvoorbeeld al verdisconteerd in de afspraak. Binnen Careweb registreer je de afspraak (cliënt, tijd, dag, activiteit en duur) en schrijf je direct de verslaglegging, allemaal vanuit de agenda. Onder de motorkap zorgt Careweb voor de correcte financiële afhandeling. Als hulpverlener zijnde moet je er rekening mee houden dat je tijd vrij houdt voor het schrijven van de verslaglegging. Careweb is immers zó opgebouwd dat je letterlijk registreert wat je doet. Als je het vanaf het begin goed bijhoudt dan heb je je urenplanning op orde en voorkom je stress. Bovendien heb je, ook voor andere partijen, inzichtelijk welke tijd waaraan besteed is. De agenda van Careweb is mede daardoor een daadwerkelijke weergave van de feiten, wat wij ook wel het principe feitenregistratie noemen. Iedere organisatie kan hier zijn eigen afwegingen in maken, hoe om te gaan met de nieuwe werkwijze.

Komende maanden meer duidelijkheid

Al met al kunnen we stellen dat het zorgprestatiemodel veel stof heeft doen opwaaien. De exacte resultaten en eventuele tijdswinst voor de hulpverleners moet zich nog bewijzen. De aankomende maanden en jaren zal dit zich verder verduidelijken. Maar nu het model een feit is, is het van belang om deze nieuwe werkwijze goed te implementeren. En daar spelen we graag een actieve rol in. Wil je er meer over weten of gewoon even vrijblijvend sparren? Neem dan contact op. We kijken uit naar je bericht.

Zijn mijn software én medewerkers klaar voor het nieuwe zorgprestatiemodel?

Veel administratieve handelingen, aandacht voor privacy wetgeving, marges tussen winst en verlies die onder druk staan, een financiële stroom die inzichtelijk moet blijven en er dan óók nog voor zorgen dat de organisatie aan alle wet- en regelgeving voldoet. We durven met een gerust hart te stellen dat er nogal wat uitdagingen zijn voor instellingen en organisaties in de geestelijke gezondheidszorg. In de blogs die we schrijven helpen we je zo goed mogelijk om antwoorden en werkwijzen op bovenstaande uitdagingen te vinden. Zo ook voor het zorgprestatiemodel dat vanaf 1 januari aanstaande van kracht gaat. Nieuwe bekostiging van de zorg Het nieuwe zorgprestatiemodel is, zoals je ongetwijfeld bekend, in basis een model voor prestatiebekostiging. De ‘prestaties’ bepalen welke vergoeding een zorgaanbieder krijgt voor geestelijke gezondheidszorg of forensische zorg. Een prestatie is in het nieuwe model bijvoorbeeld een consult. Reden voor het kaderen van deze prestaties is dat het inzichtelijk is waar bepaalde kosten vandaan komen. Een cliënt kan dan precies zien welke tijd er is besteed. En door transparantie is de cliënt meer op de hoogte van de opzet van de factuur. Er wordt tussen 31 december 2021 en 1 januari aanstaande een harde knip gezet tussen de oude en de nieuwe situatie. Alles wat tot en met de laatste dag van het jaar loopt valt in het oude model en alles wat vanaf 1 januari loopt valt in het nieuwe model. Alle lopende trajecten moeten, hoe dan ook, mee in de nieuwe financieringsopzet vanaf 2022. Omdat alles in het nieuwe jaar volgens de nieuwe richtlijnen moet, zijn de meeste instellingen al druk bezig met trainingen, voorbereidingen en proceswijzingen om dit optimaal aan te laten sluiten op de nieuwe werkwijze van het zorgprestatiemodel. Stress in de markt Juist omdat er een harde overgang is, ervaren veel instellingen nogal wat stress, want nieuwe werkwijzen brengen altijd uitdagingen en soms extra administratieve lasten met zich mee: Denk aan het opvoeren van een client, andere formulieren, nieuwe vragenlijsten, andere zorgvraagtyperingen en labels. Als hulpverlener kom je dus in een nieuw zorginhoudelijk proces terecht. En dat vraagt om aanpassing en een gewenningsperiode Dus hoe zorg je er als zelfstandige of leidinggevende voor dat jij en jouw medewerkers overweg kunnen met de nieuwe registratieset, een aangepast systeem en vooral met het nieuwe zorginhoudelijke proces? Het is belangrijk om stil te staan bij de impact en implementatie en je leverancier te vragen welke ondersteuningsmogelijkheden zij bieden, zodat iedere medewerker direct vanaf 1 januari vol zelfvertrouwen aan de slag kan gaan. Want uiteindelijk wordt het gros van deze mensen het gelukkigst van cliënten helpen, en niet van IT-werkzaamheden waar administratieve handelingen bij komen kijken. Help ze daarom. En liefst zo snel en goed mogelijk. Maak de juiste start Een goed begin helpt frustratie en stress voorkomen. Maak daarom gebruik van hulp van je leverancier. Wij helpen onze klanten bijvoorbeeld met heldere proces- en werkbeschrijvingen. Ook geven we aanvullende trainingen die heel specifiek laten zien hoe (de flow van) het registratieproces bedoeld is. Deze training is heel praktisch en loopt van de juiste vertaling van een zorgvraag in een dossier tot hoe het straks loopt als er maandelijks gedeclareerd gaat worden. Want ook dat gaat impact hebben: alles wat niet goed geregistreerd wordt kan immers in basis niet gedeclareerd worden. Daarnaast is het ook belangrijk om stil te staan bij de contractafspraken die gemaakt zijn over 2021: deze kunnen veranderen en dan is het wél handig dat je leverancier je de juiste tools biedt om deze contractuele veranderingen op een juiste manier te implementeren. Mocht je niet bij ons zijn aangesloten, informeer dan naar de mogelijkheden bij je eigen aanbieder zodat je tijdig en juist voorbereid bent op de nieuwe situatie. En wil je even vrijblijvend sparren? Neem dan contact met ons op . We kijken uit naar je bericht. In ons volgende blog vertellen we je meer over hoe we één en ander bij de inrichting vanuit onze kant van het proces regelen.

Careweb samen met LSP+ gekwalificeerd voor BgGGZ

Careweb heeft afgelopen week met de gegevensdienst BgGGZ de kwalificatie behaald in het kader van de vereisten uit de MedMij-standaard. Vijf GGZ-instellingen die deelnemen aan de VIPP-regeling kunnen nu zorginformatiebouwstenen (zib’s) uitwisselen met een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO).

Sybren Kikstra, algemeen directeur van Careweb: “Careweb staat voor het ondersteunen van verantwoorde zorg van hoge kwaliteit onder het motto “laat zien wat je doet” voor hulpverleners. Gegevens uitwisselen met een PGO speelt hier prachtig op in. De kwalificatie is daarin een mijlpaal die de betrokkenen verder motiveert in dit technisch uitdagende traject.

Forensische Zorg berichten FZ 811 en FZ 812 versie 2.0 nu in Careweb

Met ingang van 1 januari 2021 is voor de Forensische DBC’s een nieuwe versie van kracht geworden voor de berichtenstandaard FZ 811 en FZ 812: versie 2.0. Deze is per direct binnen Careweb geïmplementeerd, zodat we voorop blijven lopen in registratie, validatie en declaratie van de Forensische DBBC’s. Daarnaast is het declareren van Forensische Extramurale Zorg niet DBC uiteraard ook mogelijk binnen Careweb.