Categorie: Nieuws

Verantwoorde zorg leveren? Hier wil je op letten bij de keuze van je EPD/ECD

Posted on by careweb

Een EPD/ECD, voluit een elektronisch patiënten/cliëntendossier, is onmisbaar binnen een toekomstbestendige zorgaanbieder organisatie. Niet voor niets wordt mede vanuit het ministerie benadrukt hoe belangrijk de inzet van een EPD/ECD is. Ook voor kleinere partijen. Logisch, als je wilt groeien is het hebben van een handzaam EPD/ECD-systeem dat flexibel is én met je mee kan ontwikkelen immers een absolute vereiste. Daarnaast ontstaat er aanvullend steeds meer wet- en regelgeving en wordt er volop gestimuleerd richting digitaal vaardig zijn. Een goed EPD/ECD is een directe vertaling van het zorgproces. Deze strategische applicatie moet ondersteunen en helpen als middel. Bijvoorbeeld omdat het beschermen van persoonsgegevens hiermee gewaarborgd is én je het EPD/ECD in kunt zetten voor financiële afhandeling. Maar uiteraard blijft het leveren van zorg uiteindelijk het doel en het EPD/ECD het middel. Dus waar let je op bij de aanschaf van een EPD/ECD? Want er zijn wel degelijk verschillen. Deze kunnen, zonder dat je je dit in eerste instantie beseft, een behoorlijke invloed hebben op je bedrijfsvoering en alles wat daarmee samenhangt.

Hier let je op bij de aanschaf van een EPD

In onderstaand rijtje noemen we een aantal basiszaken die je zou moeten willen beoordelen als je kiest voor een (nieuw) EPD/ECD.

1. Hoe gebruiksvriendelijk is het EPD/ECD?

2. Conformeer je je, door inzet van dit EPD/ECD op een juiste manier aan de wet- en regelgeving?

3. Levert het EPD/ECD voldoende brongegevens zodat er aan het accountantsprotocol voldaan kan worden? Doordat we binnen Careweb over een ISAE 3402 type 2-certificering beschikken, kunnen onze klanten gebruikmaken van de centrale ISAE 3402 verklaring van Careweb.

4. Betrek ook je organisatiedoelstellingen bij de keuze voor het juiste EPD/ECD. Welke visie heb je? Welke richting ga je op? Informatieveiligheid en privacy moeten binnen de zorg op het hoogste niveau zijn. Niet voor niets is Careweb mede vanuit deze gedachten ontworpen. Hoeveel aandacht is daarvoor binnen het systeem dat je overweegt?

5. Kijk of het mogelijk is om de patiëntreis die je voor ogen hebt, te vertalen is in het EPD/ECD, zodat je passende zorg kunt blijven leveren.

Samengevat

De keuze voor een EPD/ECD is een strategische beslissing en is onmisbaar voor het leveren van verantwoorde zorg. Dit is dus een thema waar je zorgvuldig over na wilt denken. Daar horen vragen bij als: ‘Hoe ziet mijn bedrijf eruit?’, en ‘Wat zijn mijn groeiambities?’ Het is een misvatting om te denken dat alle EPD’s/ECD’s hetzelfde zijn. En afhankelijk van het type bedrijf dat je bent maak je een weloverwogen keuze. Hoe beter en duidelijker jouw bedrijfsvoering is, hoe correcter en beter jouw jaarverslag is. En dat begint allemaal met een basis die goed moet zijn: dus de keuze voor een gedegen EPD/ECD.

Wil je meer over dit belangrijke onderwerp weten of even met een professional overleggen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We kijken uit naar je bericht.

Het zorgprestatiemodel is een feit!

Posted on by careweb

In het zorgprestatiemodel, dat vanaf 1 januari 2022 van kracht is, worden behandelingen in de geestelijke gezondheidszorg en de forensische zorg niet meer als traject afgerekend, maar als losse zorgprestaties. Zorgverleners, zorgaanbieders, zorgverzekeraars, patiënten-vertegenwoordigers en de overheid hebben zich de afgelopen jaren voorbereid. Ook wordt er voortaan gewerkt met zorgvraagtypen. Deze geven informatie over de zorgvraag van een patiënt, zonder dat dit type de prijs van de behandeling voorschrijft. Deze wordt immers bepaald door de zorgprestaties en de tarieven die hiervoor zijn afgesproken.

Veel onduidelijkheid

Ondanks de invoering op 1 januari jl. is er nog veel onduidelijkheid in de markt over het nieuwe zorgprestatiemodel. En nog niet alle leveranciers zijn er klaar voor. Dat kan knap lastig zijn voor de betrokken zorgaanbieders. Hoe bereid je je medewerkers dan goed voor, terwijl nog lang niet alles duidelijk is? Ten eerste is het belangrijk dat je je mensen meeneemt in de beslissingen die gemaakt worden. Want alleen op die manier kun je mensen helpen om dit nieuwe model als een administratieve lastenverlichting te laten ervaren. Het is, net als met andere veranderingen, daarom belangrijk dat je de hulpverlener helpt om deze nieuwe werkwijze te adopteren door hem of haar actief bij het proces te betrekken.

Goed agendabeheer nóg belangrijker

Wat ook belangrijk is: duidelijk zijn over de veranderingen zodat de input correct en op de juiste plaatsen gevuld wordt. Juist omdat we praten over gedetailleerde informatie als ‘vinkjes op de juiste plek’ en ‘coderingen daar waar ze horen’. Zo is indirecte tijd bijvoorbeeld al verdisconteerd in de afspraak. Binnen Careweb registreer je de afspraak (cliënt, tijd, dag, activiteit en duur) en schrijf je direct de verslaglegging, allemaal vanuit de agenda. Onder de motorkap zorgt Careweb voor de correcte financiële afhandeling. Als hulpverlener zijnde moet je er rekening mee houden dat je tijd vrij houdt voor het schrijven van de verslaglegging. Careweb is immers zó opgebouwd dat je letterlijk registreert wat je doet. Als je het vanaf het begin goed bijhoudt dan heb je je urenplanning op orde en voorkom je stress. Bovendien heb je, ook voor andere partijen, inzichtelijk welke tijd waaraan besteed is. De agenda van Careweb is mede daardoor een daadwerkelijke weergave van de feiten, wat wij ook wel het principe feitenregistratie noemen. Iedere organisatie kan hier zijn eigen afwegingen in maken, hoe om te gaan met de nieuwe werkwijze.

Komende maanden meer duidelijkheid

Al met al kunnen we stellen dat het zorgprestatiemodel veel stof heeft doen opwaaien. De exacte resultaten en eventuele tijdswinst voor de hulpverleners moet zich nog bewijzen. De aankomende maanden en jaren zal dit zich verder verduidelijken. Maar nu het model een feit is, is het van belang om deze nieuwe werkwijze goed te implementeren. En daar spelen we graag een actieve rol in. Wil je er meer over weten of gewoon even vrijblijvend sparren? Neem dan contact op. We kijken uit naar je bericht.

Zijn mijn software én medewerkers klaar voor het nieuwe zorgprestatiemodel?

Posted on by careweb
Veel administratieve handelingen, aandacht voor privacy wetgeving, marges tussen winst en verlies die onder druk staan, een financiële stroom die inzichtelijk moet blijven en er dan óók nog voor zorgen dat de organisatie aan alle wet- en regelgeving voldoet. We durven met een gerust hart te stellen dat er nogal wat uitdagingen zijn voor instellingen en organisaties in de geestelijke gezondheidszorg. In de blogs die we schrijven helpen we je zo goed mogelijk om antwoorden en werkwijzen op bovenstaande uitdagingen te vinden. Zo ook voor het zorgprestatiemodel dat vanaf 1 januari aanstaande van kracht gaat. Nieuwe bekostiging van de zorg Het nieuwe zorgprestatiemodel is, zoals je ongetwijfeld bekend, in basis een model voor prestatiebekostiging. De ‘prestaties’ bepalen welke vergoeding een zorgaanbieder krijgt voor geestelijke gezondheidszorg of forensische zorg. Een prestatie is in het nieuwe model bijvoorbeeld een consult. Reden voor het kaderen van deze prestaties is dat het inzichtelijk is waar bepaalde kosten vandaan komen. Een cliënt kan dan precies zien welke tijd er is besteed. En door transparantie is de cliënt meer op de hoogte van de opzet van de factuur. Er wordt tussen 31 december 2021 en 1 januari aanstaande een harde knip gezet tussen de oude en de nieuwe situatie. Alles wat tot en met de laatste dag van het jaar loopt valt in het oude model en alles wat vanaf 1 januari loopt valt in het nieuwe model. Alle lopende trajecten moeten, hoe dan ook, mee in de nieuwe financieringsopzet vanaf 2022. Omdat alles in het nieuwe jaar volgens de nieuwe richtlijnen moet, zijn de meeste instellingen al druk bezig met trainingen, voorbereidingen en proceswijzingen om dit optimaal aan te laten sluiten op de nieuwe werkwijze van het zorgprestatiemodel. Stress in de markt Juist omdat er een harde overgang is, ervaren veel instellingen nogal wat stress, want nieuwe werkwijzen brengen altijd uitdagingen en soms extra administratieve lasten met zich mee: Denk aan het opvoeren van een client, andere formulieren, nieuwe vragenlijsten, andere zorgvraagtyperingen en labels. Als hulpverlener kom je dus in een nieuw zorginhoudelijk proces terecht. En dat vraagt om aanpassing en een gewenningsperiode Dus hoe zorg je er als zelfstandige of leidinggevende voor dat jij en jouw medewerkers overweg kunnen met de nieuwe registratieset, een aangepast systeem en vooral met het nieuwe zorginhoudelijke proces? Het is belangrijk om stil te staan bij de impact en implementatie en je leverancier te vragen welke ondersteuningsmogelijkheden zij bieden, zodat iedere medewerker direct vanaf 1 januari vol zelfvertrouwen aan de slag kan gaan. Want uiteindelijk wordt het gros van deze mensen het gelukkigst van cliënten helpen, en niet van IT-werkzaamheden waar administratieve handelingen bij komen kijken. Help ze daarom. En liefst zo snel en goed mogelijk. Maak de juiste start Een goed begin helpt frustratie en stress voorkomen. Maak daarom gebruik van hulp van je leverancier. Wij helpen onze klanten bijvoorbeeld met heldere proces- en werkbeschrijvingen. Ook geven we aanvullende trainingen die heel specifiek laten zien hoe (de flow van) het registratieproces bedoeld is. Deze training is heel praktisch en loopt van de juiste vertaling van een zorgvraag in een dossier tot hoe het straks loopt als er maandelijks gedeclareerd gaat worden. Want ook dat gaat impact hebben: alles wat niet goed geregistreerd wordt kan immers in basis niet gedeclareerd worden. Daarnaast is het ook belangrijk om stil te staan bij de contractafspraken die gemaakt zijn over 2021: deze kunnen veranderen en dan is het wél handig dat je leverancier je de juiste tools biedt om deze contractuele veranderingen op een juiste manier te implementeren. Mocht je niet bij ons zijn aangesloten, informeer dan naar de mogelijkheden bij je eigen aanbieder zodat je tijdig en juist voorbereid bent op de nieuwe situatie. En wil je even vrijblijvend sparren? Neem dan contact met ons op . We kijken uit naar je bericht. In ons volgende blog vertellen we je meer over hoe we één en ander bij de inrichting vanuit onze kant van het proces regelen.

Careweb samen met LSP+ gekwalificeerd voor BgGGZ

Posted on by Edy Van Tol
Careweb heeft afgelopen week met de gegevensdienst BgGGZ de kwalificatie behaald in het kader van de vereisten uit de MedMij-standaard. Vijf GGZ-instellingen die deelnemen aan de VIPP-regeling kunnen nu zorginformatiebouwstenen (zib’s) uitwisselen met een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO).

Sybren Kikstra, algemeen directeur van Careweb: “Careweb staat voor het ondersteunen van verantwoorde zorg van hoge kwaliteit onder het motto “laat zien wat je doet” voor hulpverleners. Gegevens uitwisselen met een PGO speelt hier prachtig op in. De kwalificatie is daarin een mijlpaal die de betrokkenen verder motiveert in dit technisch uitdagende traject.

Forensische Zorg berichten FZ 811 en FZ 812 versie 2.0 nu in Careweb

Posted on by Jeroen Oosterveld

Met ingang van 1 januari 2021 is voor de Forensische DBC’s een nieuwe versie van kracht geworden voor de berichtenstandaard FZ 811 en FZ 812: versie 2.0. Deze is per direct binnen Careweb geïmplementeerd, zodat we voorop blijven lopen in registratie, validatie en declaratie van de Forensische DBBC’s. Daarnaast is het declareren van Forensische Extramurale Zorg niet DBC uiteraard ook mogelijk binnen Careweb.

Nieuwe Careweb agenda: registreren was nog nooit zo makkelijk

Posted on by careweb

Na vijftien jaar is een droom uitgekomen: de nieuwe Careweb agenda is beschikbaar, met alle relevante vertrouwde functionaliteit en met belangrijke nieuwe mogelijkheden, die de registratie binnen GGZ en sociaal domein, nog makkelijker maken.

Account manager Marcel Heiwegen: ‘de Careweb agenda vormt voor de hulpverlener het hart van de applicatie. Begintijd, eindtijd, wie waren aanwezig in welke rol en wat is besproken: voor de hulpverlener is dat negentig procent van alles wat hij of zij wil vastleggen. Vanuit de financiers moeten dan nog enkele gegevens worden toegevoegd, zoals welk product of welke activiteit is geleverd. Ook dat kan met enkele muisklikken in hetzelfde agenda scherm. Zo brengen wij de opgelegde administratie vrijwel terug tot intuïtieve registratie en ervaart de hulpverlener minimale administratieve druk vanuit de applicatie. En dat maakt tijd vrij voor zorg en daar moet het altijd op de allereerste plaats om gaan.’

Makkelijke inzage in agenda van collega’s: een lang gekoesterde wens

Een lang gekoesterde wens van klanten is in vervulling gegaan: het is makkelijker geworden om afspraken met collega’s te plannen vanuit de eigen agenda. Waar je voorheen groepsagenda’s kon en moest definiëren om inzicht te krijgen in agenda’s van collega’s, kun je nu met een eenvoudige zoekfunctie de agenda van een collega parallel aan je eigen agenda in beeld brengen. Zo kun je direct zien, wanneer een collega voor overleg of multidisciplinair werken beschikbaar is. De agenda van de collega wordt inzichtelijk, overigens zonder dat je als hulpverlener of secretariaatsmedewerker gegevens in die agenda ziet, die voor jou vanuit privacy-regels afgeschermd moeten worden.

Qruun Schram, Sales a.i.: In het DNA van Careweb zit het beschermen van privacy opgesloten, simpelweg omdat we willen dat onze gebruikers altijd kunnen voldoen aan de meest strikte uitleg van de privacy wetgeving. Vanwege de tuchtrechtelijke aansprakelijkheid van BIG geregistreerden is dit van het allergrootste belang. Helaas worden we in de landelijke media steeds vaker geconfronteerd met lekken van gegevens of ongewenste inzichtelijkheid van gegevens op bijvoorbeeld gemeentelijk niveau. Careweb heeft een opbouw die het mogelijk maakt te voldoen aan de strengste regels en we hebben er alles aan gedaan om dit praktisch zo makkelijk mogelijk te maken. Privacybescherming kost enige moeite, maar met Careweb is die gelukkig te overzien.

Vergemakkelijken van honderd procent registratie

Een tweede belangrijke functionaliteit die de pilot gebruikers ontzettend goed bevalt is de intelligente coach in de agenda, die voorstellen doet voor het oplossen van overlappingen en het opvullen van kleine gaten. Met een muisklik kan de hulpverlener een afspraak aansluitend maken op een geplande afspraak in de agenda. Mocht een afspraak worden onderbroken door bijvoorbeeld een spoedtelefoontje, dan kan met deze functie in een handomdraai correct worden geregistreerd hoe dit interfereerde met de lopende afspraak.

Opsplitsen afspraak in directe en indirecte tijd

Binnen Careweb is het altijd mogelijk geweest om te werken met normtijden voor activiteiten, waar het gaat om opdeling in directe en indirecte tijd. Echter: normtijden zijn potentieel een vervuiling van de management-informatie. Heiwegen: ‘Uiteindelijk gaat het om het registreren van de precieze feiten, zodat verantwoording, declaratie en budgettering tot op de minuut nauwkeurig kunnen geschieden, zonder dat dit enorm veel rompslomp creëert voor de hulpverlener. Met een fraaie nieuwe functie in de agenda, kan de hulpverlener nu zelf een afspraak snel opknippen in directe en indirecte tijd, zonder dat we voor normtijden hebben hoeven kiezen.

ISAE3402 type 2 verklaring: nog altijd uniek

Uiteindelijk is de agenda de bron van de productiegegevens. Als de hulpverlener de agenda goed bijhoudt, kan er qua validatie, declaratie, verantwoording en budgettering van plafonds, niet zo heel veel meer misgaan. De correctheid van de declaraties en verantwoording wordt al vele jaren onderschreven met de ISAE3402 type 2 verklaring, welke centraal op de applicatie door de controlerende accountant kan worden verstrekt. Schram: ‘Careweb is een unieke multitenant applicatie, waarbij alle klanten zonder het te merken gebruik maken van een centrale motor voor al hun registraties, validaties, declaraties en verantwoording. Deze motor onderhouden wij centraal en een accountant die deze motor audit, doet daarmee een audit voor alle instellingen, waar het gaat om correcte mechanismen.’

Andere applicaties schermen ook met een ISAE3402 verklaring, echter, het gaat hier nooit om validaties en declaraties, maar om deelgebieden zoals de opslag van gegevens. Schram: ‘Als instelling ben je alleen met Careweb verzekerd van een forse besparing op accountantskosten voor de audit van het onderdeel correctheid declaraties conform regelgeving. Daarnaast hoeven onze instellingen dankzij de ISAE3402 type 2 verklaring een inspectie van de zorgverzekeraar voor de correctheid van ingeleverde declaraties over eerdere jaren, niet te vrezen. Steeds meer instellingen kiezen om die reden voor Careweb.

Nieuws: ISAE 3402 Type 2 over 2019 behaald!

Posted on by careweb

Careweb heeft voor de zevende maal op rij de ISAE3402-verklaring voor SGGZ, BGGZ en Forensische DBC’s

Met trots informeren wij u dat Careweb succesvol de centraal uitgevoerde audit van de onafhankelijke accountant van Adbeco heeft doorstaan voor wat betreft de correctheid van de facturen over 2019 voor S-GGZ, Basis-GGZ (GBGGZ) en Forensische DBC’s. Op basis van de audit heeft de accountant ons wederom een ISAE3402 ‘goedkeurende verklaring’ type 2 afgegeven, intussen de zevende maal op rij, ongeëvenaard voor zorgmanagement systemen binnen de GGZ, er is geen andere applicatie bekend die dit kan bieden.

ISAE 3402 certificering

De type 2 verklaring onderscheidt zich van de type 1 verklaring, in de zin dat Careweb niet alleen heeft aangetoond dat de declaraties over 2019 kloppen, maar tevens dat de processen binnen Careweb op orde zijn om ook voor de toekomst te verwachten dat de declaratie-mechanismen conform wet- en regelgeving zullen functioneren.

Centrale audit volstaat

Omdat Careweb als multitenant applicatie is opgebouwd, volstaat één centrale audit: al onze klanten maken zonder dat zij het merken gebruik van de centrale declaratie-mechanismen. Andere applicaties hebben per instelling een implementatie van deze mechanismen, waardoor iedere instelling die niet met Careweb werkt, separaat ge-audit moet worden voor correctheid van de declaraties. Dit kost tijd en dus geld. 

Careweb laat centraal de audit plaatsvinden, welke geldig is voor al onze klanten!