In 3 stappen naar het béste ECD voor jouw organisatie

In deze tijd moet er zóveel geregistreerd worden. Hoe kunnen we dit doen zodat het voor hulpverleners zo gemakkelijk mogelijk wordt?

Van besef naar acceptatie naar actie

Wanneer je beseft dat administratie nu eenmaal bij de job hoort, kun je door naar de volgende stap, namelijk dát elektronisch cliënten dossier (ECD) kiezen dat intuïtief werkt en waarvan je zeker kunt zijn dat jouw geregistreerde uren ook inderdaad netjes vergoed worden door de verzekeraars, gemeente of zorgkantoren. Zonder te overdrijven, zonder al te hoge kosten en zonder allerlei toeters en bellen die je uiteindelijk niet nodig hebt en uiteraard volledig volgens de wetgeving en privacy van eenieder.

Met deze drie stappen ben je al snel een heel eind op weg.

1. Bepaal wat je echt nodig hebt

Net als in de wereld van boekhoudsoftware, zijn er binnen de wereld van elektronische cliëntendossiers tal van mogelijkheden. Kies dus heel bewust voor het pakket dat je helpt om je doelen te bereiken. Dat kan bijvoorbeeld zijn om meer cliëntgericht te kunnen werken, de administratieve lasten terug te dringen, werkprocessen te vereenvoudigen, financieel ‘in control’ zijn, of iets anders dat precies bij jullie organisatie past. Bepaal vervolgens of de software die je van plan bent te kiezen ook daadwerkelijk in staat is om aan die doelen te voldoen. Wanneer je het bijvoorbeeld onmisbaar vindt om rol gerelateerd te werken, dan is het wél handig dat jouw beoogde pakket dit daadwerkelijk aan kan bieden. En zo zijn er tal van voorbeelden meer. Kijk maar eens naar de eigen verhalen van onze klanten. Misschien zit er wat herkenbaars voor je bij.

2. Kies voor de juiste professionele partner

Een samenwerking met een ECD-leverancier ga je bij voorkeur aan voor de lange termijn. Je investeert immers niet alleen geld, maar ook tijd en aanpassingsvermogen over en weer. Doe daarom online onderzoek door reviews te lezen, neem contact op met de klantenservice om in de praktijk te ervaren hoe je te woord wordt gestaan en, heel belangrijk, informeer bij referenten naar het echte verhaal. Kijk ook naar zaken als implementatie en training. Hoe helpt je leverancier bij het aansluiten van het programma op je processen (of andersom) en bij het trainen en creëren van draagvlak bij je medewerkers? Hoe lang bestaat het bedrijf al en waaruit blijkt hun bewezen kwaliteit (certificaten etc.)? Wanneer je op zoek bent naar een persoonlijk bedrijf dat luistert naar jouw wensen, dan wil je misschien niet bij de grote leverancier aansluiten. Zoek wel naar een partner die voorop loopt in innovatie en aansluit bij landelijke trends en wet- en regelgeving. Daardoor kun je soms verrassend eenvoudig gebruik maken van subsidies bij het implementeren en trainen van medewerkers. Zie bijvoorbeeld www.vgvipp.nl

3. Maak er geen IT-feestje van

Uiteindelijk staat of valt het succes van dit soort transities bij de manier waarop de hulpverlener het pakket adopteert. Wanneer deze niet tevreden is over de opties die geboden worden of het ingewikkeld vindt om met het nieuwe pakket te werken, dan wordt het geen succes. Betrek dus verschillende mensen bij de besluitvorming rondom je ECD. Dus hulpverleners, zorgadministratie, management, iemand die verstand heeft van IT. En let erop dat je leverancier met je meedenkt over de juiste inrichting, implementatie en training. Daarmee voorkom je dat er vol enthousiasme een pakket wordt aangeschaft dat uiteindelijk niet beantwoordt aan de geldende behoefte binnen de organisatie.

Alleen ga je sneller, samen kom je verder. En dat geldt ook voor een belangrijk thema als minder administratieve druk en meer tijd voor de cliënt. Want dáár is het uiteindelijk allemaal om begonnen. Meer weten? Dit kunnen wij voor je doen.

X