De agenda en registratie
Iedere hulpverlener registreert in de agenda. De essentie daarvan leer je al in de opleiding: datum, begin- en eindtijd sessie, de aanwezigen (face to face, groep) de verslaglegging van de sessie bijvoorbeeld in de vorm van dossiernotities of decursus, de problematiek van de cliënt, de ‘geleverde’ zorg.
Careweb verstaat de kunst om het juist bij deze logische essentie te houden. Alles wat meer gevraagd wordt valt immers onder administratieve last. En die brengen wij zover mogelijk terug naar nul.
Registratie teruggebracht tot de kern
Door slimme integratie van het EPD in de agenda minimaliseert Careweb de administratieve taken voor de hulpverlener tot logische registratie in een agenda-omgeving.
Doordat u en uw collega hulpverleners alleen de feiten aangaande het gehele behandeltraject vastleggen in de agenda, kunnen deze gegevens vervolgens centraal worden gebruikt voor facturatie, managementoverzichten, KPI-rapportages en meer. U heeft de beschikking over veel standaardrapporten voor bijvoorbeeld bestede tijd en ontvangen zorg, onderhandenwerk positie, productiewaarden en registratie monitoring. Careweb coacht uw organisatie door de validatie en levert automatisch de declaratie aan bij VECOZO. Uiteraard kunt u de retourberichten eenvoudig monitoren.
Iedere medewerker en hulpverlener krijgt een agenda op maat op basis van rol en bevoegdheden. Alleen de producten en activiteiten die hij of zij mag uitvoeren komen beschikbaar in de persoonlijke agenda, zodat er niet buiten de bevoegdheid geregistreerd kan worden. Verschillende typen financiering worden in de Careweb agenda eenvoudig gecombineerd: de hulpverlener registreert zonder problemen op de juiste wijze. Individuele interventies, groepsessies, MDO, no shows, reistijd, ziekte, verlof: met enkele muisklikken zijn de activiteiten compleet.
Voor de hoofdbehandelaren (en solisten) geldt dat regulier nog enkele formulieren moeten worden ingevuld. Formulieren die nu eenmaal onderdeel uitmaken van een behandeling: een behandelplan, een diagnose formulier. En natuurlijk mag een correspondentieboek en een receptmodule niet ontbreken. Maar ook daarin kenmerkt Careweb zich door de eenvoud en gebruiksvriendelijkheid.
Voor het administratieve personeel zijn er tal van mogelijkheden om gegevens op te voeren ten behoeve van de cliënt-administratie en dossiervoorbereiding. Maar daarmee leggen we die zaken precies neer op de plek waar ze horen en voelen hulpverleners zich niet verplicht tot extra administratie ten opzichte van wat hij/zij ooit geleerd heeft of wat voor zijn/haar taak van belang is. En waar nodig biedt Careweb door middel van een registratie-coach feedback over de procedurele juistheid en consistentie van ingevoerde gegevens.
Careweb doet de rest
In de agenda registreren uw hulpverleners ‘feiten’. ‘Onder water’ leidt Careweb uit deze invoer door de hulpverleners en overige medewerkers alle benodigde informatie af voor dossiervorming, facturering en rapportage (management, DIS, kwaliteitsinstituten).
Agendafuncties
De Careweb agenda is er voor de zorgregistratie en de decursus. Er zijn ook functies als groepsagenda(‘s), roostering, zoek en boek, kostenplaatsen en planning beschikbaar. Een dashboard laat zien hoe veel directe, indirecte en clientgebonden tijd u heeft geschreven in een bepaalde week.
Deze structuur kunt u zelf inrichten zodat iedere medewerker (of elk medewerker-profiel) een agenda op maat ter beschikking heeft en een plek binnen de diverse groepsagenda’s. Uiteraard worden alle gegevens uit de agenda opgeslagen in het dossier van de betrokken cliënten, waar ze inzichtelijk zijn voor diegenen die vanuit rol en behandelrelatie toegang hebben tot de dossieronderdelen waarbinnen de informatie wordt opgeslagen. Daarmee is met een druk op de knop altijd een historie van alle activiteiten en contacten met de cliënt beschikbaar.
